賃貸事務所からシェアオフィスに移転してわかったメリット・デメリット

フリーランスや会社経営において、コスト削減は常に付きまとうもの。
特に毎月固定額がかかる事務所経費や水道光熱費、人件費など、いわゆる「固定費」は常にチェックして、無駄を省きたいと思っています。

僕の会社も当初、賃貸事務所を利用していました。
しかし、2018年4月にシェアオフィスに移転。
そのように決断した理由、そして実際に移転してみて感じたメリット・デメリットをお話ししましょう。

賃貸事務所からシェアオフィスへ移転した理由

事務所を借りるというのは、かなり大きな出費になります。
ですから、立地場所や賃貸料、水道光熱費や共益費を考慮する必要があります。

僕の会社は官公庁や大企業と取引が多いので、札幌市中央区に拠点を構える必要がありました。
また、打ち合わせも多くありましたので、応接スペースを要しました。

当初借りていた賃貸物件は、築半世紀にもなるレトロすぎる事務所。
歩けば床がミシミシ。
それでも気に入って契約を行いました。

それまで自宅兼事務所だったところから専用オフィスを設けるにあたって、家具類を揃えなければなりませんでした。
例えば……

デスク(テーブル)
椅子

応接用ソファ×2
応接用テーブル
その他電源タップやシュレッダー、掃除道具、食器洗いなど小物

このように、初期投資が掛かりすぎました。
しかも家具店(ニトリ)で購入した家具を運んでもらって3階まで上げてもらう。
相当な手間がかかりました。

また、購入はしませんでしたが、下記のようなものを運び入れました。

電気ケトル
電気ストーブ(暖房設備がなかった)
電子レンジ
冷蔵庫

このほかに、手続き上必要なものがあります。
それがインターネット敷設手続きと接続用装置。
当時は個人事業だったのでその住所変更届。

いやー、結構大変でした。

その後、取り壊しに伴う事務所移転を経験。
新事務所も新しくなかったので、汚かった床材を敷き詰めるために何万円もかけることになりました。
また、壁が汚かったので壁も自分たちに塗り塗りしました。

しかしやがて、同じ事務所を利用する人たちが減ったこともあり、一人に。
自分自身事務所にいることも少ないため(出先で仕事することが多かった)、広いスペースは有効活用されていませんでした。

うん、無駄!

ということで、思い切って事務所移転をすることにしました。
理由は、固定費の削減。
7万円以上毎月かかっていた事務所費用を一気に半減させたいと思ったのです。

早々にシェアオフィスを契約し、事務所にあった家具類は売却もしくは廃棄。
もったいなかったですが、断捨離断捨離と言い聞かせて、徹底的に物を捨てました。

ここで問題になったのが家電リサイクル法適用となる家電、冷蔵庫です。
これは売却することもできず、持っていってもらうために業者に何千円か払うことになりました。
テーブルや椅子、応接セットも売却してもそんなにお金にならず、逆に持って行ってもらうための費用が掛かってしまう結果に。

こうして晴れて身軽になり、シェアオフィスに移転することになったのです。

シェアオフィスは従来のスペースの半分以下。
いや、10分の1くらいのスペースになったんじゃないかな?

まぁ、ともかく、執務エリアは省スペースとなりました。
応接スペースや会議室は共用ですし、コピー機やシュレッダーなども備え付けられています。

僕自身は一人で活動していることもあり、大変気に入っています。
その理由について次の項目でご説明しますね。

シェアオフィスにしてよかった理由(メリット)

シェアオフィスにしてよかったのは、何よりも固定費が削減できたことです。
固定費は7万円以上だった旧事務所から半分程度の3.5万円程度に収まるようになりました。

しかも、水道光熱費(共益費)が含まれていますし、僕の契約したところでは下記のような機能が備わっています(シェアオフィスによって異なるかもしれませんのでご了承を)。

●共用会議室(予約)
●共用応接室(予約)
●共用打ち合わせスペース(予約不要)
●共用コピー機
●共用シュレッダー
●フリードリンク
●フリーWi-Fi
●受付(9:00~17:00)
●執務スペースにテーブルと椅子が常備

これらが付いているんなら、あえて自分で購入して揃える必要もありませんよねー。
最初からシェアオフィスにしておけばよかった、と後悔したのは言うまでもありません。

僕の仕事柄というのもありますが、パソコン一台あればどこでも仕事ができる職種なら、実際オフィスもいらないのかもしれません。
シェアオフィスへの移転を考えたとき、実際オフィスもなくしてしまおうかと一瞬考えたけどやめました。

僕の会社は法人なので、所在地としてしっかり存在していないといけませんし、備え付けなければならない書類もありますし、自宅では頼りありませんよね。
また、銀行から融資を受ける時に不利になってしまう可能性がありますし、銀行口座を新たに作れないかもしれません。

また、様々な会社さんや事業者さんが借りているので、廊下や階段で様々な方とすれ違います。
1日誰にも会わない……みたいな寂しい思いをしなくて済みますよね。

僕の借りているシェアオフィスは、利用契約ではなく賃貸契約であり、セキュリティも万全なので、融資にも対応しているんだとか。
そういった面も気に入って、今のシェアオフィスに決めました。

メリットまとめ

●家具類をそろえる必要がない(初期投資が少なくて済む。最悪パソコン一台あれば)
●インターネット契約と面倒くさい設定が不要
●立派な共用会議室が備わっていて、ちょっと拍が付いた感覚に
●受付が付いている
●お客様用にドリンク類を買わなくてよい
●人の出入りが多くあるので、寂しい思いをしなくて済む(笑)
●共用部分は掃除してくれる
●コスト削減(ほぼ半額)により資金繰りが楽になった

じゃあ逆にデメリットは?

シェアオフィスに移転して気になったデメリットとしては、
自由に張り紙や看板を立てることができないという点です。

それはそうですよね、共用スペースなので、自分勝手なことはできません。
それは、賃貸物件とは違う点かもしれません(賃貸でも場所によっては自由にできませんが)。

また、大声を出せないこと、共用会議室の予約が必要であるということ(突然の来客なら予約不要のところでもよいが、内容が丸聞こえ)、共用会議室はつき最大利用回数が決まっていて、それ以上利用する場合はお金が別途かかるという点。

ただ、シェアオフィスで作業することも多くないので、ちょっと我慢すればよいだけなので、いいんですけどね。

デメリットまとめ

●張り紙や看板で宣伝できない
●場所によっては大声を出せない(電話とか)
●来客時、共用会議室の予約が必要で面倒くさい
●フリードリンクが決まったものしかない(買えばいいけど)
●室温の調整が自由にできない
●玄関が一つでセキュリティ上、呼び出しがちょい面倒

まとめ

初めて事務所を借りる時、従業員がいないのであれば、まずはシェアオフィスからスタートすることをお勧めします。

何より初期投資がほとんどいらないのがメリットです。
売り上げが伸びてきて従業員も抱えるようになるのであれば、考えてもよいでしょう。

僕は当面外注のみで仕事をやりくりし、従業員を雇用する予定もありませんし、外で作業することも多いですし、ネット会議もできますから、しばらくはシェアオフィスでいきたいと考えています。
楽ですしね!

事務所をシェアオフィスにしようか考えている一人会社社長さんはぜひ検討してみてくださいね。
リモートワーク推奨し、もしくは外注と仕事をして事務所の固定費を徹底削減してみましょう。

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